（一），前期准备

1、12月8日前，确定聚会时间地点、会议主题及内容，成立活动领导小组，完成策划方案；协调组联系车辆、酒店。

2、12月12日前，协调组负责确定并通知（寄函）与会嘉宾、导购、公司职能及业务人员，会前三天再次提醒通知。

（详细人员需备明细）

3、12月10日，节目组开始征集节目，思考室外活动、游戏；12月15日下班后确定最终节目单、活动游戏单，报领导审批。

4、12月20日，各小组统计所需物件，报财务组审批、报后勤组准备、购买；协调组通知嘉宾、核对最终参会人员，并报相关小组；各小组根据参会人员数量，安排活动、晚宴等，对新乡市区外的嘉宾及公司人员安排住宿（明细附于方案附录中）。

5、12月23日下午活动之前，后勤组前去聚会地点布置会场，做好聚会安排（布；协调嘉宾组组织嘉宾参观新办公楼（提前确定陪观公司领导）；置方案待确定）xx生态园餐饮住宿组最后检查餐饮、住宿准备情况；晚会组负责布置晚会场所、设备调试；后勤组将所有所需物件送往聚会地点并做好保管；住宿组负责协调住宿人员办理住宿登记。

（二），中期开展

1、12月23日下午3点，全体与会人员参加户外活动，节目活动组负责组织；活动后举行相应的`活动颁奖仪式（提前确定颁奖嘉宾）。

2、晚上6点，餐饮组负责组织晚宴。

晚会组负责组织需要化妆演员化妆，开启相关设备；晚会组负责组织嘉宾走“拱门”进场，主持人负责晚会中节目、游戏、颁奖、抽奖、领导讲话等所有环节，晚会组做好晚会中的秩序维持和后勤工作。

3、晚会结束，接待组负责欢送嘉宾，住宿组负责引导市区外人员住宿。

（三），后期总结

1、12月24日中午以前，后勤组将所有聚会所剩物件打包运回公司，分门别类放好。

2、12月25日前，营运人事部将本次活动精彩瞬间做成PPT供大家分享。

3、12月25日前，财务组做好聚会费用审核、上报。

会议会场布置方案模板10

接待组成员名单（组长、成员的姓名、联系方式、具体负责事项等）

一、会议举办前

1、月日，根据会议要求和人数，预定参会代表会议期间的酒店。

2、月日，汇总参会代表信息（包括姓名、性别、职务、联系方式等），并确定参会代表到达酒店的交通方式及到站时间（机场、火车）。

根据前来的参会代表的实际情况，专人、专车分批分时段按预计计划接站。

3、月日，学术研讨会会议室的选定（含会议室内灯光、音响、座位的布置、会议用品的'准备等），通常根据不同要求设主会场和分会场。

4、月日，确认用餐时间、菜单、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

5、月日，准备会议期间资料（含参会代表通讯录，会议日程，会议期间天气和温度等温馨指南，会议中所需文件资料）。

在会期间做好会议安排的活动，每次活动的信息提前发送给参会代表提醒及温馨指南。

6、月日，确定会后参观考查的路线及考察代表的食宿。

二、会议举办中

1、在酒店设立会议报到处，安排人员分别负责发放资料、协助酒店人员确认和分发房间，整理记录有关信息。

安排人员负责把参会代表的行李送到房间。

2、做好领导和相关专家房间派送水果等会场的会务服务。

在会场摆好湿巾、水果、矿泉水。

3、告知该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、旅游导游等安排），同时做好旅游考察时摄像工作。

6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作，最好能安排医护人员处理突发病等紧急事件。

7、协调会议期间的交通工具的安排（会议时间安排表及路线）。

出发前必须发送信息提醒。

8、代办会议代表返程及交通票务及其他委托代办服务。

按参会代表返程时间，分批分时段按计划送站。

9、会议结束后把制作好的参会代表的通讯录及光盘发放给每个代表。